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如何使用ChatGPT搞定Excel最详细教程

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2023-05-16
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相信大部分人对Excel的基础操作都能搞定,也会用几个简单公式,但对于稍微复杂点的操作,尤其需要用到复杂公式时,不下点功夫还真搞不定,而现在结合ChatGPT,普通熟练度也能很方便的处理Excel复杂操作了

 

ChatGPT+Excel 如何联动?

 

首先ChatGPT是个聊天机器人,它不支持直接上传Excel文件对其分析操作;而且你将表格数据直接投喂给它,它能接收的数据量也是有限的,无法对大规模数据直接处理

 

所以,如果你期望ChatGPT为你解决Excel问题,需要转变下思路

 

在使用 Excel 时,我们常常会利用其自带公式,这些公式调用时需要按照规定格式准确输入参数,这给 Excel 用户带来了一些使用负担

 

如果你不想花心思记住这些复杂的公式,那现在就可用自然语言把你的需求描述清楚,写公式的任务交给ChatGPT就行了

 

所以操作Excel的思路是:我们通过自然语言将操作需求讲给ChatGPT,利用AI帮我们生成需要的公式即可;如果业务较为复杂,我们甚至可令其帮我们直接生成VBA脚本

 

熟练使用公式

 

1、求和


首先我们从最简单的例子开始,求和,这个我估计大多数常用Excel的小伙伴都很熟悉。以下是个简单的员工工资表示例

 

 

假设我是一个Excel小白,我不会使用求和公式,那么可以直接向ChatGPT发起提问:

 

在一个Excel表格中,我想对K2到K11的数据做求和操作,请帮我写出Excel公式解决此问题

 

 

我们看到,ChatGPT按要求返回了对应的公式,我们只需要按提示操作,复制粘贴ChatGPT返回的公式:=SUM(K2:K11)

 

到一个空白单元格中,点击回车我们看到求和结果:

 

 

2、统计月入过万的员工数

 

这个就稍微复杂了一点点,我们按同样的思路继续处理

 

问ChatGPT:在一个Excel表格中,K列代表员工工资,我想统计工资不低于10000的员工人数,请帮我写出Excel公式解决此问题

 

 

看结果,我们得到了工资过万的员工数为8,结果也是没有错误的


 

3、统计2018年之后入职的员工的工资总和

 

问ChatGPT:在我的Excel表格中,K列代表员工工资,G列代表员工入职时间,我想统计2018年之后(包含2018年)入职的员工收入总和,请帮我写出Excel公式解决此问题

 

 

我们看到,第一次提问ChatGPT给了个假设,不过不影响整体,灵活让它调整下就行了,我们复制第二次它给出的公式,再来看看结果


 

4、提取每位员工的座机分机号

 

这个难度就有点大了,按下图数据所示,我们看到这个座机号格式是挺特殊的,可概括为:区号-主号 转 分机号,且主号和分机号长度无规律

 

 

我们可以这么问ChatGPT:在我的Excel表格中,F列代表员工座机号码,座机号码格式为:区号-主号 转 分机号,我想提取所有员工的分机号,请帮我写出Excel公式解决此问题


 

试试看结果,如下图,我们利用此公式成功提取了员工的分机号

 

 

学习使用VBA

 

VBA,全称Visual Basic for Applications,这是一种来自Microsoft的事件驱动编程语言


 

可以看到两个关键信息:1、VBA是Office软件的内置编程语言;2、其作用是实现高度个性化需求

 

如何使用VBA?


 

我们举一个实践的小例子:

 

我更改了下方表格数据,删掉了一些数据,并将一些数据设置成了null,我们的需求是,如果某条数据包含空值或者null,则删除掉这条数据

 

 

我们尝试让ChatGPT帮我们生成VBA代码

 

问ChatGPT:在一个excel表格中,如果表格中的数据,在A列到K列中,有任意一列中数据为空或者null,那么就把这一行删除掉,使用 vba 代码实现

 

 

我们复制这段脚本代码到VBA编辑器


 

点击“运行”,然后我们回到表格文件,结果如下:


 

我们看到,ChatGPT只删掉了包含空值的数据,包含为null的数据依旧还在,所有得再改改


 

再次复制代码到VBA编辑器并执行,我们看到,这次得到得结果正确了


 

基本逻辑是相通的,可根据自己需求按同样思路操作即可

 

总结:

 

1、我们可引导ChatGPT生成复杂公式或VBA代码,对Excel表格进行复杂操作;

2、ChatGPT虽然能快速解决复杂问题,但有时候也会出错,执行结果仍需要依赖人工核对,建议操作前对表格进行备份,以免程序出错导致数据丢失


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